Wenn im Archiv digitalisiert wird, so steht die öffentliche Nutzung meist im Vordergrund. Digitizing for access ist auch im Staatsarchiv die ungebrochene Maxime. Doch heute möchte ich die Gründe darlegen, warum wir in speziellen Fällen for preservation digitalisieren.
Die Digitalisierung analogen Archivguts schafft im Bereich der Informationsverfügbarkeit einen so breiten Nutzen, dass die bestandeserhaltenden Aspekte weniger prominent wahrgenommen werden.
Doch diese sind im Hinblick auf die Kernaufgaben eines Archivs genauso zentral. Mehr und mehr erscheint mir die Digitalisierung als Einstiegsbillet in die Informationssicherung. Mit der Erzeugung einer digitalen Repräsentation kann die Information:
- im digitalen Magazin langfristig und verlustfrei gesichert,
- effizient auf Mikrofilm ausbelichtet und
- an die neu entstehende digitale Überlieferung angeschlossen werden. Das analoge Erbe fällt somit nicht aufgrund erschwerter Benutzbarkeit in Vergessenheit.
Zusätzlich werden die Originale in Folge der Digitalisierung geschont, weil die digitalisierten Unterlagen in der Regel nicht mehr im analogen Original bestellbar sind. Alle diese Punkte entnehme ich der Digitalisierungsstrategie 2015-2018, die dem Projekt vorangegangen ist. Aus der Umsetzung des Projekts werden aber noch zusätzliche Nutzen der Digitalisierung für die Bestandeserhaltung sichtbar:
Die Akten werden im Zuge der Digitalisierung einem rigorosen Inventar unterzogen. Sie werden teilweise tiefer erschlossen, gereinigt, manchmal sogar neu verpackt. Und nicht zuletzt dokumentiert die Digitalisierung den Überlieferungs- und Erhaltungszustand einer Akte zum Zeitpunkt der Digitalisierung.
Mikrofilme als Speicher
ZFS Storage Appliance
Schliesslich hält die Digitalisierung auch die innere Ordnung einer Akte fest. Somit ist auch die Reihenfolge der Blätter gesichert, die lose in einer Faszikelmappe liegen. Und so ist auch der Schrecken ein Stückweit gebannt, den die Lesesaalaufsicht ergreift, wenn der Benutzer die Akte nach eingehender Konsultation zurück gibt und strahlend verkündet, er habe übrigens alle Briefe nun schön nach Datum sortiert!
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