1 Million Scans

Nach fünf Jahren intensiver und sorgfältiger Arbeit wurde vor kurzem das Digitalisierungsprojekt «Sicherung und Nutzbarmachung (S&N)» erfolgreich abgeschlossen. Damit hat das Staatsarchiv einen weiteren aktiven Schritt vorwärts im Prozess der digitalen Transformation geschafft. Die Zahlen sprechen für sich: Zwischen 2013 und 2018 wurden insgesamt 1000 Bände und Faszikelmappen mit einem Gesamtvolumen von 212 000 Seiten, 10 000 Drucksachen mit einem Gesamtvolumen von 340 000 Seiten, 300 Karten und Pläne, 36 000 Bilder und Fotos sowie 178 Mikrofilme mit einem Gesamtvolumen von 360 000 Scans digitalisiert. Das ergibt im Total rund 948 000 Digitalisate, die nun zur Benutzung frei stehen.

Sicherheit ist zentral

Ziel des Digitalisierungsprojekts war zum einen der Kulturgüter- und Katastrophenschutz. Seit dem Jahre 1953 wurde am Staatsarchiv Basel-Stadt kontinuierlich Archivgut auf Mikrofilm gesichert. Diese Massnahme musste im Jahre 2005 aus Kostengründen eingestellt werden, obschon dieser Entscheid – angesichts der veralteten Brandschutzinfrastruktur und der weiträumig fehlenden Klimaschutzmöglichkeiten in den Gebäuden des Staatsarchivs – ein grosses Risiko darstellte. Deshalb sollte die Sicherungsverfilmung wieder aufgenommen werden, wobei das Archivgut zunächst digitalisiert und in einem zweiten Schritt auf Mikrofilm ausbelichtet würde.

Digitale Nutzung von analogem Archivgut

Wie der Projekttitel verrät, sollte auch die Benutzung der Pergamente, Papiere und Negativfilme vereinfacht werden. Die Erfahrungen früherer Digitalisierungsprojekte (Informatisierung II von 2003 bis 2007 und Informatisierung III von 2008 bis 2011) zeigten klar: Die Online-Verfügbarkeit von digitalisiertem Archivgut erleichtert die Arbeit für Benutzende ungemein. Ganz zu schweigen davon, dass bei einer Online-Nutzung einer digitalen Reproduktion das analoge Original nicht mehr angefasst wird – Digitalisierung heisst eben immer zugleich auch Schutz.

Qual der Wahl

Was sollte nun digitalisiert werden? Drei Grundkriterien standen fest, welche ein zu digitalisierender Archivbestand erfüllen musste:

• eine hohe Bedeutung für die Überlieferungsbildung sowie die Eröffnung von Zugängen zu weiterem Archivgut. Das gilt zum Beispiel für Protokolle, die wesentliche Entscheide und Ereignisse dokumentieren, und auf weitere Akten verweisen.
• ein heikler konservatorischer Zustand. Das umfasste Archivgut, das aufgrund seines materiellen Zustandes nur noch schwierig handhabbar ist.
• eine mittlere bis hohe Benutzungsfrequenz. Damit sollte sicher gestellt werden, dass die wesentlichen Bedürfnisse der Benutzenden berücksichtigt wurden.

Nach sorgfältiger Abklärung lag dann ein Stammportfolio vor – das abzuarbeiten, hätte aber 64 Jahre Scanarbeit bedeutet. Deshalb musste priorisiert werden:

• Erste Priorität hatte die Fortführung der bisherigen Digitalisierungsprojekte (Bsp.: Regierungsratsprotokolle, wichtige Bestände aus dem Älteren und Neueren Hauptarchiv) sowie konservatorische Bedürfnisse (Bsp: Fotoarchiv Höflinger).
• Zweite Priorität hatten die Weiterführung der Sicherungsverfilmungsstrategie durch die Ergänzung der noch nicht verfilmten Protokollserien.
• Dritte Priorität hatten personengeschichtliche Unterlagen, Ereignisse (Landesstreik, Erster Weltkrieg), Schwerpunktthemen (Gesundheit und Soziales Leben, Kultur, Bildung und Erziehung, Stadt und Raum) sowie Benutzerwünsche (Escher Briefe, Digitalisate für Jakob Burckhardt-Edition, Finanz H).

Highlights

Die vollständige Liste aller im Projekt realisierten Digitalisate findet sich auf der Website des Staatsarchivs www.staatsarchiv.bs.ch (Über uns > Engagements > Projekte).

Die Liste ist lang! Hier ein paar willkürlich ausgewählte Digitalisate (aus Datenschutzgründen sind nicht alle Digitalisate direkt online einsehbar):

• PD-REG 3a 56389: Säuberungsaktionen 1945/1946; Ausgewiesene deutsche Reichsangehörige und italienische Staatsangehörige
• STA H 43: Adressbuch der Stadt Basel und der Gemeinden Bettingen und Riehen (bis 1950)
• Bau CC 64.: Altes und neues St. Jakobsdenkmal
• Protokolle T 7a: Lehrerkonferenz des Humanistischen Gymnasiums (Unteres Gymnasium)
• Zunftarchive Safran 46: Kuchibuch I (Verzeichnis der Mahlzeiten)
• ÖR-REG 4b: Pfarramtliche Register der Römisch-Katholischen Kirche (RKK)
• NEG A: Negativsammlung Format A
• Planarchiv N 5,2 bis N 5,20: Bahnhof, badischer. Konkurrenzprojekte
• STA Bf 1 A: Mandate 1452 – 1797

Lernpotenzial

Insgesamt wurden weniger Unterlagen digitalisiert, als zu Projektbeginn angenommen. Der Arbeitsaufwand für die Vor- und Nachbereitungsarbeiten, aber auch für die eigentlichen Scanarbeiten war unterschätzt worden. Es zeigte sich im Projektverlauf, dass die Aufwände für die unterschiedlichen Archivalienarten sehr unterschiedlich sind. Insbesondere die Qualitäts- und Vollständigkeitskontrolle sowie das Scannen loser Einzelblätter nahm mehr Zeit in Anspruch als ursprünglich angenommen. Nachkontrolle, Bildbearbeitungsarbeiten sowie Import mittels Bildassistent bzw. das Generieren von XML’s (METS-Files) und das Hochladen der Digitalisate in den Viewer nahmen gleich viel Zeit in Anspruch wie die eigentlichen Scanarbeiten.

Es zeigte sich, dass die für das Scannen und die Qualitätskontrolle eingesetzten Personalressourcen gut mit dem vorhandenen Maschinenpark abgestimmt waren. Leider war kein Tool für den gesamten Workflowprozess eruierbar. Eine visuelle Nachkontrolle im Bildbereich wäre wünschenswert, allerdings sehr zeitaufwändig. Bei der Vergabe an externe Anbieter sind detaillierte Anleitungen vonnöten, um Missverständnisse zu vermeiden. Auch darf der zeitliche Aufwand für die Qualitätskontrolle bei extern vergebenen Digitalisierungsaufträgen nicht vernachlässigt werden.